La facturación electrónica en España: Todo lo que necesitas saber

La facturación electrónica ha sido una de las herramientas más importantes en la modernización de los procesos administrativos en España. Actualmente, con la publicación de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece), se han introducido novedades sobre la obligatoriedad de incorporar un software específico para la facturación electrónica, en aquellas empresas que realizan operaciones comerciales. Este cambio tiene un impacto directo en cómo las empresas gestionan y emiten sus facturas, con el objetivo de mejorar su eficiencia, la transparencia y el control fiscal.

La ley crea y crece y el reglamento de facturación electrónica

La Ley Crea y Crece, que entró en vigor en septiembre de 2022, establece un marco para la adopción de la facturación electrónica entre empresas. El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, desarrolla el Art.12 de la Ley 18/2022, con el objetivo de establecer el sistema español de facturación electrónica entre empresarios y profesionales.

Establece en su Art.9 que las empresas que cuenten con una facturación superior a 8 millones de euros deberán comenzar a emitir facturas electrónicas en sus operaciones entre ellas, un año después de la aprobación del reglamento. En cambio, aquellas empresas con una facturación inferior a los 8 millones de euros tendrán un plazo de hasta dos años desde la aprobación del reglamento, para adaptarse a esta nueva normativa.

La entrada en vigor del reglamento se establecía el 1 de julio de 2025 en virtud de la DF cuarta del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. Sin embargo, se ha producido un atraso en esta fecha de implementación.

 El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, establece los requisitos para los sistemas informáticos y electrónicos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales, en cumplimiento con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria (introducido por la Ley 11/2021, de 9 de julio de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal). La normativa, que debía entrar en vigor para los empresarios y profesionales el 1 de julio de 2025, preveía un plazo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial que estableciera las especificaciones técnicas necesarias para cumplir con los requisitos del reglamento. Sin embargo, la publicación de dicha orden ministerial se ha retrasado hasta el 28 de octubre de 2024, lo que impide que los empresarios y profesionales puedan cumplir con la norma en la fecha prevista.

Este retraso justifica la necesidad de modificar la entrada en vigor del reglamento, proponiéndose un nuevo plazo escalonado: el 1 de enero de 2026 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2026 para el resto de los sujetos pasivos.

¿Quién está obligado a usar la Facturación Electrónica?

La factura electrónica será obligatoria en las operaciones entre profesionales y empresas, siempre que ambas partes estén establecidas en España. No obstante, si alguna de las partes no realiza su actividad en España ni tiene un establecimiento en el país, no será necesario utilizar dicho medio.

En cuanto a las operaciones con consumidores finales, como las realizadas por empresas de venta minorista o servicios a particulares (pequeños comercios, hostelería, etc.), no se aplicará la obligación de emitir facturas electrónicas. Por tanto, seguirán emitiendo las facturas como lo han hecho hasta ahora, incluyendo las facturas simplificadas.

Características y requisitos de la Factura Electrónica

La facturación electrónica no solo cambia el formato, sino que también introduce una serie de requisitos legales para garantizar su validez. Entre estos requisitos se incluyen:

-Formato electrónico: Las facturas deben emitirse en un formato digital estructurado, generalmente en XML.

-Programas homologados: Las facturas deben ser emitidas con programas de facturación homologados por la Agencia Tributaria (AEAT). Esto asegura que las facturas cumplan con los estándares técnicos y fiscales establecidos.

-Firma Electrónica: Para garantizar la autenticidad de la factura, esta deberá ir acompañada de una firma electrónica del emisor. Esto puede lograrse mediante el uso de certificados digitales.

-Accesibilidad y conservación: Las facturas electrónicas deberán ser accesibles para los receptores durante un período mínimo de 4 años. Además, los programas de facturación deben asegurar que las facturas no puedan ser alteradas una vez emitidas, garantizando su integridad.

En cuanto a la numeración, fecha, y otros datos, las facturas deben seguir las mismas reglas fiscales.

Tipos de Facturas Electrónicas

-Factura Digital con formato estructurado: Este tipo de factura es el más recomendable porque sus campos son fácilmente reconocibles por los programas tanto del emisor como del receptor, sin necesidad de procesamiento adicional.

-Factura Digital sin formato estructurado: Aunque también válida, este tipo de factura incluye formatos como imágenes o archivos PDF, lo que requiere el uso de un sistema OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para su procesamiento.

Consecuencias por Incumplimiento

La no implementación de la factura electrónica puede conllevar sanciones significativas, alcanzando hasta los 10.000 de euros

Subvenciones y Facturación Electrónica

Para apoyar a las empresas en su transición hacia la facturación electrónica, las Administraciones Públicas ofrecen diversos programas de ayudas, que pueden cubrir desde el coste de los programas de facturación hasta el asesoramiento técnico y formación necesarios para adaptar los sistemas internos de las empresas. A modo resumen, os exponemos algunas de las más conocidas activas o pendientes de activar:

-Kit Digital: este programa tiene como fin apoyar a las pymes y autónomos a través de subvenciones para fomentar la digitalización en sus procesos de trabajo. Las ayudas pueden destinarse a la adquisición de software de facturación homologado, la capacitación para su uso, y otros servicios relacionados con la digitalización de procesos empresariales. Pueden alcanzar los 29.000 euros. (Solicitar más información)

-Comercio y Artesanía (Modalidad B): destinada a la digitalización y la implantación de soluciones para su transformación digital, mejora de la seguridad y fiabilidad de los procesos. El porcentaje de aplicación será de 100% y hasta 80.000 euros. Inversión mínima de 4.000 €. (Más información aquí)

-Cámaras de Comercio: las Cámaras de Comercio ofrecen subvenciones específicas para que las pequeñas y medianas empresas (PYMES) puedan financiar la digitalización de sus procesos administrativos, incluyendo la implementación de la facturación electrónica. Este es el programa Pyme Digital con ayudas de hasta 6.366,50€.

-Por otro lado, también existen ayudas específicas para cada sector: Turismo (DIGITUR), Comercio y Artesanía en Castilla-La Mancha, Inversiones, etc. En las mismas, un software destinado a la gestión de procesos puede ser la base de nuestra facturación electrónica.

Gracias a nuestra experiencia, podemos asegurarnos de que su empresa cumpla con los requisitos para financiar tu proyecto de digitalización y, con ello, las exigencias para consolidar la Facturación Electrónica. 

Cristina Reverte

Dpto. Administración.